Sicher ist sicher

UNSERE DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Sicher ist sicher

UNSERE DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Informationen nach Artikeln 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Verantwortliche

Die Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist:

systemzwo GmbH
Pfarrer-Weiß-Weg 10, 89077 Ulm
Tel +49 731 141160-0
Fax +49 731 141160-99
E-Mail: info@sz-group.de

Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benannt, an den Sie sich neben der Verantwortlichen ebenfalls mit allen Anliegen zum Thema Datenschutz wenden können:

systemzwo GmbH
Datenschutzbeauftragter
Pfarrer-Weiß-Weg 10, 89077 Ulm
E-Mail: datenschutz@sz-group.de

Betroffene

Unsere Internetseiten und Angebote richten sich ausschließlich an Geschäftskunden. Verbraucher werden nicht beliefert. Daten von Minderjährigen werden nicht verarbeitet und sofort gelöscht.

Internetseiten

Bei jedem Besuch unserer Internetseiten werden Daten über den Vorgang protokolliert. Dies sind:

Ihre IP-Adresse (Hostname des zugreifenden Rechners)
die Internetseite, von der Sie kommen (Referrer URL)
der von Ihnen verwendete Browsertyp und die Browserversion
das von Ihnen verwendete Betriebssystem
die Seiten, die Sie bei uns aufrufen
das Datum, die Uhrzeit und die Dauer Ihres Besuches.

Diese Informationen werten wir zu statistischen Zwecken und zur Verbesserung unserer Internetseiten aus, ohne dabei personenbezogene Nutzerprofile zu bilden. Eine Zusammenführung der Daten mit anderen Datenquellen oder eine Weitergabe an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, wir wären dazu gesetzlich verpflichtet oder uns werden Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt, die Ansprüche von uns begründen oder zu einer strafrechtlichen Verfolgung führen.

Cookies / Browser Plug-Ins

Unsere Internetseiten verwenden in einem sehr begrenzten Umfang sogenannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Endgerät (z.B. PC, Handy, Tablet) keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf ihrem Endgerät abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind sogenannte Session-Cookies. Diese werden nach dem Verlassen unserer Internetseiten automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Die Speicherdauer von Cookies, die nicht unmittelbar nach der Sitzung gelöscht werden (Session-Cookies) beträgt grundsätzlich 365 Tage, sofern in dieser Datenschutzerklärung keine abweichende Speicherdauer angegeben ist.

Cookie Consent Tool

Beim Besuch unserer Website werden Sie über ein sogenanntes Cookie-Banner (Cookie-Consent-Tool) danach gefragt, ob Sie der Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien (Tracking-Pixel, Web-Beacons etc.) zustimmen oder diese ablehnen. Sie können auch eine Einzelauswahl treffen. Für den Fall der Ablehnung wird allerdings aus technischen Gründen ebenfalls ein Cookie gesetzt, das besagt, dass Sie der Verwendung widersprochen haben. Dieses wird nach Verlassen der Website gelöscht.

Zur Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien und diesbezüglicher Einwilligungen setzen wir das Consent Tool „Real Cookie Banner“ ein. Details zur Funktionsweise und Datenverarbeitung von „Real Cookie Banner“ finden Sie unter
<a href=“https://devowl.io/de/rcb/datenverarbeitung/“ rel=“noreferrer“ target=“_blank“>https://devowl.io/de/rcb/datenverarbeitung/</a>.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder vertraglich vorgeschrieben noch für den Abschluss eines Vertrages notwendig. Sie sind nicht verpflichtet die personenbezogenen Daten bereitzustellen.

Browsereinstellung

Sie können zudem Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden. Sie haben dann auch die Möglichkeit, Cookies nur im Einzelfall zu erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell auszuschließen. Zudem können Sie Ihren Browser so einstellen, dass Cookies beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht werden. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Internetseiten eingeschränkt sein, insbesondere kann nicht mehr erkannt werden, dass Sie der Verwendung von Cookies bereits einmal widersprochen haben.

Die Speicherung von Cookies können Sie ebenfalls durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. In diesem Fall können Sie jedoch möglicherweise nicht alle Funktionen unserer Internetseiten nutzen.

Partner Veeam

Sofern Sie unter dem Link „Unternehmen“ die Unterseite „Partner“ aufrufen, wird ein Cookie unseres Lieferanten Veeam Software Group GmbH, Lindenpark, Lindenstraße 16, CH-6340 Baar (Schweiz) geladen. Sie haben jedoch über das zusätzlich integrierte Cookie-Banner die Möglichkeit, der Verwendung des Cookies zu widersprechen. In diesem Fall erhalten Sie das Angebot von Veeam jedoch nicht mehr angezeigt.

Widersprechen Sie dem Cookie nicht, werden die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung unserer Internetseiten an einen Server von Veeam übertragen und dort verarbeitet. Die Datenschutzerklärung von Veeam finden sich unter https://www.veeam.com/de/privacy-notice.html?ad=footer.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verwendung von Cookies ist bei Ihrer Zustimmung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG. Handelt es sich um Cookies oder Plug-Ins, die für den Betrieb sowie die Sicherheit der Website vor Angriffen und Missbrauch essentiell sind, ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 S. 2 TTDSG.

Links auf externe oder eingebettete Internetseiten Dritter

Wenn Sie auf unserer Internetseite einen Link auf eine externe oder in unsere Internetseite eingebettete Internetseite anklicken, wird eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Server der verlinkten Internetseite hergestellt. Der Anbieter der anderen Internetseite erhält dadurch die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Seite besucht haben. Welche Daten die Betreiber der verlinkten Internetseiten möglicherweise erheben, entzieht sich unserer Kenntnis und unserem Einflussbereich. Unsere Datenschutzerklärung gilt daher nicht für deren Inhalte und deren Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Die Links auf unseren Internetseiten verfolgen nur den Zweck, Ihnen die Möglichkeit zu geben, sich über unser Unternehmen und seine Tätigkeiten zu informieren. Wir verfolgen mit den Links nicht den Zweck, Dritten die Möglichkeit zu geben, mit Ihnen kommerziell in Kontakt zu treten oder personenbezogene Daten von Ihnen zu erlangen. Datenschutzinformationen der anderen Betreiber der Internetseiten erhalten Sie beim jeweiligen Anbieter.

Hinsichtlich der Einbettung von Inhalten unseres Partners Veeam wird auf die vorstehenden Informationen zu Cookies verwiesen.

E-Mail-Links, Kontakt

Unsere Internetseiten bieten an verschiedenen Stellen für Sie die Möglichkeit, uns über einen E-Mail-Link, der in Ihrem E-Mail-Programm eine an unsere E-Mail-Adresse gerichtete E-Mail erzeugt oder über das Feld „Kontakt“, das ein Kontaktformular öffnet, mit dem ebenfalls eine E-Mail-an uns erzeugt wird, eine Nachricht zukommen zu lassen. Wenn Sie davon Gebrauch machen, verarbeiten wir die von Ihnen an uns übermittelten personenbezogenen Daten, um Ihr Anliegen auch für eventuelle Anschlussfragen bearbeiten zu können. Besteht keine Geschäftsbeziehung zu Ihnen, die Anbahnung einer solchen oder keine andere gesetzliche Grundlage zur Verarbeitung Ihrer Daten, werden diese von uns gelöscht, wenn Ihr Anliegen erledigt ist. Besteht eine Geschäftsbeziehung oder die Anbahnung einer solchen, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erbringung der vorvertraglichen oder vertraglichen Leistungen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die Löschung der Daten erfolgt nach Maßgabe der folgenden Ausführungen zu „E-Mails, Telefon und Telefax“.

Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet insbesondere bei der unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail Sicherheitslücken aufweisen kann, auch solche, die durch uns nicht beeinflusst werden können. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist daher in diesem Fall nicht gewährleistet.

E-Mail, Telefon oder Telefax

Falls Sie uns mittels E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, verarbeiten wir Ihre uns mitgeteilten personenbezogenen Daten nur, soweit an der Verarbeitung ein berechtigtes Interesse besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Verarbeitung für die Anbahnung, Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung eines Rechtsverhältnisses zwischen Ihnen und uns erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), eine sonstige Rechtsnorm die Verarbeitung gestattet oder zwingende gesetzliche Bestimmungen insbesondere des Handels- oder Steuerrechts die Verarbeitung erforderlich machen.

Ihre personenbezogenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Bearbeitung Ihres Anliegens abgeschlossen ist und weder eine fortlaufende Geschäftsbeziehung, noch gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen.

Die Datenverarbeitung erfolgt in keinem Drittstaat. Zudem geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie erteilen hierzu Ihre Einwilligung.

Fernwartung / TeamViewer

Wir bieten unseren Kunden die Möglichkeit der Fernwartung von IT-Systemen an. Hierzu kann von unseren Internetseiten eine von uns angepasste Version der Software TeamViewer auf Ihrem Endgerät installiert werden. Wenn Sie das Programm nutzen und uns die Zugangsdaten übermitteln, geben sie uns hierdurch Zugriff auf Ihre IT-Infrastruktur, um Dienstleistungen auszuführen. Wir werden von dieser Möglichkeit grundsätzlich nur Gebrauch machen, wenn Sie mit uns ein Vertragsverhältnis geschlossen hierzu ergänzend eine gesonderte Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben, die die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag regelt. In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sofern es sich um eine Einzelfallmaßnahme mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung handelt, ist Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Eventuell verarbeitete personenbezogene Daten werden nach Beendigung unserer Dienstleistung sofort gelöscht.

Online-Shop Software

Wir bieten Kunden auf Wunsch an, einen Zugang zu unserem Online-Shop für Softwareprodukte zu erhalten, über den direkt Einkäufe von ausgewählten Softwareprodukten veranlasst werden können. In diesem Fall verwenden wir die bereits vorhandenen Kundendaten auch für die Anlage des Nutzerkontos im Onlineshop. In der Regel werden wir eine gesonderte Einwilligung der Betroffenen nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO einholen, andernfalls erfolgt die Verwendung von Namen, Kontaktdaten und IP-Adresse auf der Grundlage von Art. 6 Abs. lit. b DSGVO zur Anbahnung und Erfüllung der Vertragsbeziehung.

Inaktive Kundenkonten im Onlineshop werden spätestens nach 2 Jahren gelöscht, es sei denn eine frühere Löschfrist würde eingreifen. Im Übrigen gelten für die Löschung der Daten die nachfolgend dargestellten allgemeinen Löschfristen für „Geschäftsbeziehungen“.

Der Online-Shop für Software wird uns von dem Dienstleister ADN – Advanced Digital Network Distribution GmbH, Josef-Haumann-Straße 10, 44866 Bochum (kurz: ADN) zur Verfügung gestellt und auf dessen Servern gehosted. Bei der Nutzung des Online-Shops wird ihre IP-Adresse an ADN übermittelt und dort gespeichert.

Für den Fall, dass Produkte über den Online-Shop erworben werden, wird über die Software automatisch im Hintergrund ein Deckungsgeschäft zwischen uns und ADN ausgelöst. In diesem Fall werden die von Ihnen eingegebenen Bestelldaten zur Erfüllung des Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO an ADN übermittelt, damit die erworbenen Softwarelizenzen zugeordnet und Ihnen zur Nutzung zur Verfügung gestellt werden können. Hinsichtlich der Datenverarbeitung von ADN verweisen wir auf deren Datenschutzerklärung unter: https://www.adn.de/de/datenschutz.

Ferner erfolgt durch ADN im Rahmen eines weiteren Deckungsgeschäfts auch eine Übermittlung der genannten Daten an den Softwareanbieter Microsoft. Verantwortlicher in der EU ist die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland. Die Datenschutzerklärung von Microsoft finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement

Onlineshop Hardware

Auf besonderen Kundenwunsch bieten wir zudem den Zugang zu einem Onlineshop für ausgewählte Hardwareprodukte auf unserer Websites an, der nur für nach Vereinbarung mit dem Kunden zugänglich ist. Hier können Waren eingekauft werden, wobei mit Ausnahme der IP-Adresse keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben werden und die Daten des Online-Kundenkontos mit den bereits für den Kunden festgestellten Daten identisch sind.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. lit. b DSGVO zur Anbahnung und Erfüllung der Vertragsbeziehung.

Bewerbung

Wir erheben personenbezogene Daten für das Bewerbungsverhältnis aus unterschiedlichen Quellen, um die Eignung für offene Positionen festzustellen. Wir verarbeiten zunächst personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens oder als Initiativbewerbung zur Verfügung stellen. Soweit erforderlich, verarbeiten wir zudem personenbezogene Daten, die wir von Dritten (z.B. einer Stellenvermittlung) auf datenschutzrechtlich zulässige Weise erhalten haben. Dies gilt ebenso für öffentlich zugängliche Quellen (z.B. soziale oder berufliche Netzwerke), soweit dies zur Feststellung Ihrer Eignung zur Besetzung offener Stellen erforderlich ist. Diese Verarbeitungen können unter anderem die folgenden Daten bzw. Datenkategorien betreffen:

Personenbezogene Angaben und Kontaktinformationen, wie z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Privatanschrift, Geburtsdatum, nationale Identifikationsnummer, Geschlecht, Ehestand und Staatsangehörigkeit;
Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten, wie z.B. Angaben zu Schul- und Studienabschlüssen, berufliche Erfahrung und Kompetenzen sowie Leistungsbeurteilungen;
Weitere Bewerbungsunterlagen, die Sie uns zur Verfügung stellen, wie etwa Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Lebensläufe, Passbilder oder sonstige Informationen, z.B. Hobbys oder ehrenamtliches Engagement;
Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (z. B. Angaben zum Familienstand, die Rückschlüsse über Ihre sexuelle Orientierung erlauben können; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Beifügung eines Fotos, das Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und ggf. Ihre Sehkraft und/oder Religion erlaubt), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsverfahren stützt sich auf folgende Rechtsgrundlagen:

Wir verarbeiten Ihre Daten in erster Linie zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit b, Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG.
Ferner erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. So sind wir z. B. gesetzlich dazu verpflichtet, ein angemessenes Niveau an Datensicherheit sicherzustellen (Art. 32 DSGVO). Weiterhin benötigen wir Ihre Daten auch dann, wenn Sie Ihre Betroffenenrechte gemäß den Art. 15 ff. DSGVO uns gegenüber geltend machen wollen. Diese Datenverarbeitungen erfolgen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG.
Falls Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten freiwillig zur Verfügung stellen, werden wir diese nur aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG verarbeiten.
Im Einzelfall verarbeiten wir Ihre Daten, um unsere berechtigten Interessen zu wahren. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z. B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Die Datenverarbeitung erfolgt in diesen Fällen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Dazu zählen Mitarbeiter der Personalabteilung und die Leitung des Fachbereichs, in dem die offene Stelle besetzt werden soll. Eine Übermittlung an Dritte, insbesondere außerhalb unseres Unternehmens erfolgt nicht. Ebenso erfolgt keine Übermittlung an oder Verarbeitung in Drittstaaten oder internationalen Organisationen. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere Art. 17 DSGVO speichern.

Soweit erforderlich, werden wir Ihre Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses speichern.
Sollten wir im Anschluss an das Bewerbungsverfahren ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen, werden wir Ihre Daten in die Personalakte überführen und danach solange speichern, wie gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben.
Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns zustande, endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage. In diesem Fall werden wir Ihre Daten spätestens 6 Monate nach Zugang der Absage löschen. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung zum Zwecke späterer Stellenbesetzungen ausdrücklich zugestimmt haben, wobei diese Zustimmung von Ihnen nur zeitlich begrenzt erteilt wird.
Unter Umständen werden wir Ihre Daten auch für die Dauer der gesetzlichen Verjährung gemäß den §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) aufbewahren, soweit dies zur Rechtswahrung erforderlich ist.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei der Nutzung der Software Teams finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatementsowie unterhttps://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer .

Wir nutzen das Tool Microsoft Teams, um Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen und dabei gegebenenfalls auch Dokumente mit den Teilnehmern auszutauschen.

Falls Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting über Teams teilnehmen, erhalten Sie vom Host des Meetings einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting wird Ihre IP-Adresse übermittelt, zudem müssen Sie Ihren Namen angeben, wobei Ihnen die Möglichkeit offensteht, eine Aliasnamen zu verwenden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Werden besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet, beispielsweise innerhalb von Dokumenten, die Sie zur Verfügung stellen, ist die Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Für die Datenverarbeitung bezüglich Kontaktpersonen bei externen Stellen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage. Unser Interesse besteht in einer verbesserten Organisation und Kommunikation mit unseren Ansprechpartnern sowie der Reduzierung bisher eingesetzter Tools. Sofern unser Ansprechpartner ein direkter Vertragspartner und eine natürliche Person ist, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft formfrei widerrufen. Im Falle eines Widerrufs werden auch die Dokumente aus Microsoft Teams gelöscht.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Ablage von Dokumenten in Microsoft Teams verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie, dass Inhalte aus den abgelegten Dokumenten wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Soweit Microsoft Daten nicht nur auf Servern innerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO verarbeitet, sondern insbesondere auch auf Servern in den USA, ist die Verarbeitung auf der Grundlage des EU-US Data Policy Frameworks gemäß Art 45 Abs. 3 DSGVO zulässig, für das sich Microsoft zertifiziert hat.

Wegen der Speicherdauer der Daten wir auf die Angaben in dem nachfolgenden Unterpunkt „Geschäftsbeziehungen“ verwiesen.

Geschäftsbeziehungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehungen mit unseren Kunden und Lieferanten. Geschäftsbeziehungen bestehen in Form von Kauf und Verkauf von Waren sowie Beauftragung und Erbringung von Dienstleistungen und im Einzelfall Werk- oder Werkdienstleistungen.

Bei den verarbeiteten Daten handelt es sich um die Namen und geschäftlichen Kontaktdaten der für die Erfüllung der konkreten Geschäftsbeziehung zuständigen Mitarbeitenden bei Kunden und Lieferanten. Verarbeitet werden ferner Bestell- und Abrechnungsdaten, Zahlungsdaten und Leistungsnachweise, die im Einzelfall auch personenbezogene Daten enthalten können. Zweck der Verarbeitung ist die Anbahnung oder Erfüllung eines Vertragsverhältnisses zwischen uns und unseren Kunden oder Lieferanten. Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die für die Zweckerfüllung erforderlich sind.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern ein Vertrag unmittelbar mit einer natürlichen Person als Kunde geschlossen ist, andernfalls unser berechtigtes Interesse an der Anbahnung und Erfüllung von Verträgen mit juristischen Personen oder Körperschaften des öffentlichen Rechts. Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ebenfalls auf der einschlägigen Rechtsgrundlage geben wir personenbezogene Daten vor allem im Rahmen von Projektgeschäften beim Verkauf von Waren an Dritte weiter, weil diese für die Anlage von Projekten mit den besonderen Preisbestimmungen von uns verlangt werden. Bei den Dritten handelt es sich um unsere Lieferanten, je nach Vertriebssystem Distributoren (Großhändler) oder direkt Hersteller. In der Regel unterhalten diese Niederlassungen in Deutschland oder dem Geltungsbereich der DSGVO. Im Einzelfall kann es auch vorkommen, dass Daten an Drittländer i.S. der DSGVO weitergegeben werden oder wir nicht ausschließen können, dass unsere Lieferanten in Deutschland Daten innerhalb ihres Konzern an Drittländer oder an einen Hersteller in einem Drittland weitergeben. Meist handelt es sich bei dem Drittland um die USA.

Werden Waren an Sie zur Erfüllung des Vertrages nach Art. 6 Abs. lit. b DSGVO versandt, kann es im Einzelfall vorkommen, dass wir auch personenbezogene Daten an Versanddienstleister übermitteln.

Wir achten darauf, dass unsere Lieferanten die Daten immer gemäß den Vorgaben der DSGVO behandeln. Soweit erforderlich, schließen wir mit unseren Lieferanten Auftragsverarbeitungsvereinbarungen nach Art. 28 DSGVO oder Vereinbarungen über die gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. Andernfalls achten wir darauf, dass entweder ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art 45 Abs. 3 DSGVO vorhanden ist, so z.B. in Form des EU-US Date Privacy Framework für die USA, zu dessen Geltung sich der Lieferant verpflichtet hat oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO festgestellt werden können. Nur im Ausnahmefall erfolgt die Verarbeitung aufgrund von Art. 49 DSGVO unter den dort genannten Voraussetzungen, insbesondere einer angemessenen Garantie des Datenschutzes durch den Lieferanten.

Als Teil der DATAGROUP verarbeiten wir personenbezogene Daten von Kunden zum Zweck der internen Verwaltung auch innerhalb des Konzerns. Hierbei werden erforderliche personenbezogene Daten auch an die DATAGROUP SE und Schwestergesellschaften innerhalb des Konzerns weitergegeben. Grund dafür ist die Verteilung von eindeutigen Zuständigkeiten sowie die Qualitätssicherung. Für den Konzern besteht eine Konzernvereinbarung zum Datenschutz, die eine der DSGVO entsprechende Verarbeitung sicherstellt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist in diesem Fall das sogenannte „kleine Konzernprivileg“ nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Personenbezogene Daten werden jeweils nach spätestens 30 Tagen nach Ablauf der nachstehend aufgeführten, zeitlich geringsten gesetzlichen oder sonstigen Frist gelöscht. Ist keine längere Aufbewahrungsfrist einschlägig, erfolgt die Löschung der Daten jeweils nach Ablauf der geringsten Frist, ist insbesondere ein gesetzlich bestimmte längere Frist einschlägig, erfolgt die Löschung nach Ablauf dieser Frist:

Die Löschung der Daten erfolgt nach Entfall des Zwecks.
Eine Löschung erfolgt nach Beendigung des Dienst- oder Werkverhältnisses.
Hat der Kunde oder Lieferant in eine längere Datenspeicherung ausdrücklich eingewilligt, erfolgt die Löschung nach Ablauf von 12 Monaten.
Weiterhin wird eine Datenlöschung spätestens 1 Monat nach dem Scheitern einer Vertragsanbahnung vorgenommen.
Ferner erfolgt die Löschung 12 Monate nach dem letzten Vertragsschluss. Ausgenommen sind Kundenkonten eines für den Kunden eingerichteten Zugangs zu einem Onlineshop.
Eine Löschung der Daten erfolgt nach Ablauf der Garantie- oder Ausschlussfrist.
Eine Löschung der Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Frist für Gewährleistung oder Produkthaftung.
Ist ein Rechtsstreit zwischen Ihnen und uns anhängig, erfolgt die Löschung nach dessen rechtskräftiger Beendigung.
Nach Ablauf der der handelsrechtlichen Frist für Geschäftsbriefe erfolgt die Löschung nach 6 Jahren.
Ist eine Aufbewahrung der Daten aus handels-, steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Nachweiszwecken erforderlich, beträgt die Löschfrist 10 Jahre.

Videoüberwachung, Besucherprotokollierung

Unsere Geschäftsräume sind aus Gründen der Sicherheit videoüberwacht. Zudem werden alle Besucher unserer Geschäftsräume protokolliert. Hierbei werden Name, ggf. repräsentiertes Unternehmen, Besuchszweck und -zeit sowie Ansprechpartner erfasst.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zweck der Datenverarbeitung ist die Wahrung des Hausrechts, der Schutz des Eigentums, die Beweissicherung sowie die Gewährleistung der IT-Sicherheit, insbesondere auch der Schutz personenbezogener Daten, die von uns verarbeitet werden.

Die Löschung der Daten erfolgt nach Zweckerfüllung. Videoaufzeichnungen werden spätestens nach 72 Stunden, Besucherprotokolle spätestens nach 2 Monaten gelöscht, es sei denn, die Daten werden bei einer unerlaubten Handlung zur konkreten Rechtsverfolgung benötigt. In diesem Fall werden die Daten verarbeitet, bis die Rechtsverfolgung endgültig abgeschlossen oder nicht mehr möglich ist.

Datenschutzrechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf unentgeltliche Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Verarbeitung nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO sowie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO. Beim Auskunfts- und Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG.

Nach Art. 20 DSGVO steht Ihnen ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Sie haben demnach das Recht, Daten, die wir auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrages automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit dies technisch machbar ist.

Jede auch vor dem 25.05.2018 erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten können Sie jederzeit formfrei widerrufen.

Sie haben ferner das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO erfolgt, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sofern sich Ihr Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung richtet, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und ist an die verantwortliche Stelle oder den Datenschutzbeauftragten zu richten.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG, wenn Sie der Auffassung, sind, dass die Sie betreffende Datenverarbeitung unzulässig ist.

Die Kontaktdaten der für unser Unternehmen zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde finden Sie unter https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

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